Tudo o que você precisa saber sobre o sistema SPED

O SPED – Sistema Público de Escrituração Digital – é um programa do Governo Federal instituído pelo Decreto 6.022, de janeiro de 2007 (PAC 2007- 2010).

Embora não tenha sido exatamente uma novidade no meio contábil, o contexto em que foi criado gerou muito suspense e expectativas entre os contadores.

Neste post você compreenderá o que é, para que serve e os principais benefícios do programa de governo conhecido como SPED para as empresas e escritórios de contabilidade.

Confira.

O que é o sistema SPED?

O SPED é um sistema criado pelo Governo Federal para o recebimento das informações fiscais e contábeis das empresas.

Trata-se de uma plataforma para envio das obrigações acessórias, abrangendo não apenas documentos fiscais, mas as escriturações que apuram a totalidade dos tributos pátrios.

O SPED é fundamentado em três pilares:

• Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil);
• Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal);
• Documentos Fiscais Eletrônicos (como a NF-e, por exemplo). 

Por meio dele, isto é, SPED, ocorre a integração entre as três esferas governamentais fiscalizadoras: federal, estadual e municipal.

Para que serve o SPED?

O SPED foi criado com o objetivo de melhorar o controle por parte do Fisco, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais por parte dos contribuintes, resultando no processo de aceleramento do crescimento econômico do país.

Ele é responsável por unificar a forma de prestação e guarda das informações de interesse fiscal e inovar a forma como o fisco, entidades reguladoras, empresas e sociedade se relacionam.

Além disso, o sistema SPED busca facilitar o acesso dos contribuintes às informações e obrigações fiscais, uma vez que o papel se tornou desnecessário para efetuar uma escrituração.

Como é feito o envio dos arquivos SPED?

A Receita Federal disponibiliza o Programa Validador e Assinador (PVA), para realizar o envio das obrigações exigidas.

Via de regra, a responsabilidade em fornecer os arquivos com informações fidedigna é das empresas.

No entanto, a legislação obriga que esse arquivo contenha uma assinatura digital e seja entregue ao SPED por meio de certificado digital.

Os principais benefícios do sistema SPED

Existem alguns benefícios trazidos pela implantação do SPED. Dentre eles, os principais são:

• Redução dos Custos

Através do SPED há uma redução substancial nos custos com impressões, armazenamento de papel e confecção de Notas Fiscais de bloco com várias vias.

• Redução de obrigações fiscais

Outra vantagem trazida pelo SPED é que, em razão dele, a Receita Federal tem eliminado declarações outrora exigidas, como por exemplo a DACON e DIPJ.

No estado de Rondônia a implantação do SPED FISCAL (EFD ICMS/IPI) resultou na extinção do Sintegra e da GIAM, ambos declarações estaduais.

• Padronização das informações enviadas

Existe um padrão das informações enviadas para o SPED, isso por que a Receita Federal e o CONFAZ, estabelecem nas Instruções Normativas e Ajustes Sinief, todo um parâmetro de como esses arquivos devem ser feitos e preenchidos na plataforma do PVA.

Com isso, as chances de falhas e erros são minimizadas, gerando, consequentemente, um impacto positivo para a saúde financeira da empresa.

• Minimização da sonegação involuntária

Erros podem acontecer durante o processo de apuração dos tributos, em processos manuais, mas com o SPED o risco de envolvimento nessas situações é minimizados, pois tudo é feito digitalmente e há melhorias da qualidade das informações.

Módulos do SPED

O sistema SPED é dividido em módulos. Vamos conhecer qual é o universo de atuação de cada um deles:

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) veio para substituir os conhecimento de transporte feito de modo manual.

Em termos de conceito, o CT-e pode ser definido com um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente com o intuito de documentar uma prestação de serviços de transportes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte.

• Escrituração Contábil Digital (ECD)

A ECD é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo substituir a escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

Diário;
Razão;
Balancetes;
Balanços;
Fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos transcritos;
Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
A ECF substituiu a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), no ano-calendário de 2014. Assim, a DIPJ tornou-se extinta e foi substituída pelo ambiente SPED.

• Escrituração Fiscal Digital (EFD-Contribuições)

Trata-se do arquivo digital a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins.

• Escrituração Fiscal Digital (EFD-ICMS e IPI)

É o conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesses dos Fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte, dentre eles o ICMS e o IPI.

• Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf)

A EFD-Reinf tem por objeto a escrituração de rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda, Contribuição Social do contribuinte exceto aquelas relacionadas ao trabalho e informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.

A EFD-Reinf junto ao eSocial, após o início de sua obrigatoriedade, abre espaço para substituição de informações solicitadas em outras obrigações acessórias, tais como a GFIP, a DIRF e também obrigações acessórias instituídas por outros órgãos de governo como a RAIS e o CAGED.

• e-Financeira

Refere-se ao conjunto de arquivos digitais referentes ao cadastro de empresas, abertura, fechamento e auxiliares, e também o módulo de operações financeiras.

• eSocial

Por meio desse sistema, os empregadores passam a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

Portanto, o eSocial é um instrumento de unificação da prestação de informações previdenciárias e trabalhistas.

• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

É emitido e guardado eletronicamente para vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga usada, com validade jurídica via assinatura digital.

• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Registra as operações comerciais de venda presencial ou em domicílio a consumidor final em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.

A NFC-e substitui a nota fiscal de venda a consumidor, modelo 2, e o cupom fiscal emitido por ECF. Portanto é utilizada na venda a consumidor final.

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Objetiva a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que substitui a sistemática de emissão em papel, com validade jurídica via certificado digital.

• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

É gerado e armazenado eletronicamente em ambiente nacional, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços.

Qual o impacto do sistema SPED para as empresas?

Se você chegou até aqui já sabe porque o SPED foi criado e há de concordar que ele confere agilidade aos processos já que opera, basicamente, por meio de ferramentas digitais.

Mas, grandes mudanças sempre resultam em grandes impactos. E com o SPED não foi diferente. A sua criação afetou toda a estrutura física e de processos das das empresas.

• Aumento de investimentos em tecnologia

Quando esse projeto surgiu, de cara as empresas precisaram apostar em uma ferramenta para emissão de Notas Fiscais, que deixaram de ser manuais.

Assim, também foi necessário adquirir bons computadores e aderir a tecnologias de softwares para a realização das atividades contábeis e gerenciais nas empresas.

• Preocupação com mão de obra qualificada

Com as novidades trazidas pelo SPED em relação às novas formas de realizar certas atividades houve uma crescente preocupação em se investir em pessoas qualificadas, afinal, o Fisco está mais próximo do que nunca do contribuinte.

• Organização gerencial

O SPED também foi responsável por incutir nos gestores um senso maior de preocupação com a organização dos seus negócios, afinal o fisco virou um companheiro fiel e não se descuida das empresas.