Gestão de Estoque: A real importância para sua empresa.

Um rigoroso controle de estoque é fundamental para o sucesso de pequenas empresas. Apesar disso, essa gestão é ignorada em muitas empresas por simples desconhecimento dos princípios básicos de uma boa administração.Um rigoroso controle de estoque é fundamental para o sucesso de pequenas empresas. Apesar disso, essa gestão é ignorada em muitas empresas por simples desconhecimento dos princípios básicos de uma boa administração.

A falta de atenção a essa área é um erro crucial que pode comprometer a estrutura do negócio. Afinal, o controle de estoque é um dos pilares que sustenta os resultados positivos, garante a eficiência empresarial e reduz custos e perdas.

Mas o que significa fazer a gestão de estoque? A ideia é monitorar os produtos armazenados para garantir que as demandas serão atendidas sem haver excessos e prejuízos.

Nesse processo, é importante reconhecer que as mercadorias sem giro representam dinheiro parado, situação que impacta diretamente o capital de giro.

Por isso, é imprescindível saber como fazer esse monitoramento. Neste post, vamos apresentar quais são as características desse controle em pequenas empresas, um passo a passo para efetivá-lo e como o sistema de gestão facilita o procedimento.

O que é controle de estoque

O controle de estoque é o monitoramento e a análise dos materiais em uma empresa para garantir um bom funcionamento de todas as operações.

Uma gestão adequada dos fluxos de entrada e saída permite prever necessidades de compras, reduzir perdas por roubo ou vencimento dos produtos e obter condições de negociação melhores com fornecedores.

Em outras palavras, registrar e controlar tudo que entra e saí da empresa. Sim, isso vai dar um certo trabalho, mas ter esse controle vale a pena, pois ele oferece muitos benefícios:

• Otimizar o investimento com o estoque;
• Fazer estimativas de vendas;
• Projetar com antecedência os pedidos aos fornecedores;
• Descobrir os produtos que mais vendeme os que menos vendem;
• Criar ofertas e precificar adequadamente.

Viu como é importante?

O controle de estoque pode ser feito de diversas maneiras, desde caderninhos e sistemas informatizados.

É claro que a gente recomenda a adoção de um software de Gestão de Estoque, mas a gente entende se você ainda não estiver pronto.

O INVENTÁRIO DE ESTOQUE COMO AUXÍLIO PARA EVITAR ERROS E GASTOS.

O inventário de estoque caracteriza-se por ser uma “revisão estratégica” de todo o processo de controle de estoque.

É um nome difícil, mas que, na prática, representa a mesma coisa de quando você vai organizar seu guarda roupa: você já sabe o que tem lá dentro, quantas peças existem de cada categoria, quanto custou cada peça e, claro, em qual lugar cada peça está.

Com esta organização, você saberá o que está em falta, o que já não serve mais e o que vai fazer com as peças que já tem.

Em outras palavras, é uma prática que, através da identificação, classificação e contagem dos produtos armazenados, você poderá conferir se as informações registradas estão de acordo com a realidade do que foi dado como entrada e saída de mercadorias.

Entendeu?

Pois bem, é importante que você saiba que o procedimento só será bem-sucedido se o responsável em realizá-lo tiver pleno conhecimento sobre o estoque. Além disso, é necessário saber qual o tipo de inventário ideal para cada estoque. Por exemplo:

O inventário rotativo: O inventário do estoque rotativo precisa ser analisado de forma periódica, isto é, diária, semanal, quinzenal, mensal ou a depender da necessidade da empresa.

O inventário periódico: O inventário periódico é realizado no final de um determinado espaço de tempo com o objetivo de evitar erros, atualizar informações no sistema de estoque – caso a empresa tenha um – e elaborar demonstrativos financeiros.

Este procedimento é imprescindível e, embora seja trabalhoso, faz com que a empresa:

• melhore seu atendimento ao cliente;
• reduza perdas;
• evite desperdícios;
• fique em dia com a legislação.

Para o bom controle e planejamento de estoque, as informações a serem avaliadas precisam estar certas e de acordo com a entrada e a saída de produtos da empresa.

Consegue agora perceber a importância de todos estes procedimentos no seu estoque e os impactos dele em sua empresa?

Determine estoque mínimo e estoque de segurança de cada produto

De acordo com a sua relação com clientes, vendas , fornecedores, sazonalidades dos produtos e tempo de entrega, determine o estoque mínimo e de segurança para cada um deles. Esse número pode variar muito de empresa para empresa e é normal, afinal, cada negócio tem especificidades que devem ser levadas em conta na hora de realizar esse cálculo.

A estipulação do estoque mínimo e de segurança garante que você tenha equilíbrio em seu negócio: nada de falta ou sobra de produtos.

Estoque Mínimo

O estoque mínimo é a quantidade mínima de produtos que devem ser mantidos pela empresa até o momento de solicitar uma nova compra do fornecedor. O cálculo pode ser feito com a fórmula estoque mínimo = consumo médio diário x tempo de reposição e, para realizar este cálculo de forma precisa é necessário já possuir duas informações:

• Média de produtos vendidos por dia
• Prazo de entrega do fornecedor

Calcular o estoque mínimo é essencial para se ter uma ferramenta de apoio aos empresários, tanto na gestão de estoque, quanto no controle financeiro de seus negócios. Este é um conceito de extrema importância para evitar a ruptura de estoque e manter uma quantidade de estoque que seja capaz de suportar a demanda.

Estoque de Segurança

E então você teve um enorme prejuízo por deixar de fazer um monte de vendas porque não tinha os produtos certos em estoque? Você sabia que se calcular direitinho o seu estoque de segurança você evita passar por esse tipo de situação?

Uma boa gestão do estoque, o que inclui fazer um estoque de segurança, é fundamental para a maioria das empresas. No varejo, é preciso saber manter em estoque todos os produtos que os clientes possam desejar, evita que se percam vendas durante períodos de pico, como datas comemorativas.

Em poucas palavras, o estoque de segurança existe e é calculado apenas para diminuir o risco de você não ter os produtos procurados pelo cliente por conta de problemas inesperados, como imprevistos com o fornecedor, atrasos na entrega, ou até uma demanda que não foi prevista. Como o nome já diz, o estoque de segurança serve para a empresa ficar segura de que não vai perder vendas por não ter mais daquele produto muito procurado, e significa ter uma quantidade extra de determinado produto em estoque para que ele nunca falte.

Como calcular o estoque de segurança?

Antes de mostrar como se calcula o estoque de segurança, é preciso entender do que ele depende. Nosso estoque de segurança depende de alguns fatores chave:

• a própria demanda: se a demanda é bem estável e conhecida com antecedência, então temos pouca variabilidade a cada mês e não precisamos nos proteger muito contra essas variações (pois sabemos que elas não ocorrem); por outro lado, se seu produto tem uma variabilidade nas vendas muito grande, então precisaremos de estoque de segurança maior. Isto tudo é medido matematicamente através do desvio padrão da demanda, que neste caso é calculado como o desvio padrão da previsão da demanda. Um bom sistema de previsões é capaz de oferecer este número, ou ele pode ser estimado de maneiras mais simples, mas menos precisas.
• o lead time (tempo de entrega) do produto: se o tempo de entrega é elevado e sua variabilidade é alta (se uma entrega é feita em 5 dias, outra em 8 dias, outra em 2 dias), então é preciso ter uma segurança frente à este tempo média de entrega de 5 dias, pois algumas vezes ela chegará a demorar 8 dias. Mas não queremos nos planejar sempre para receber apenas depois de 8 dias, pois isto acarretaria custos muito altos, então o estoque de segurança utiliza a estatística para auxiliar nessa tarefa.
• o nível de serviço desejado: nem todos os produtos merecem a mesma atenção e o mesmo cuidado; alguns produtos são críticos, mais importantes ou mais atrativos, e por isso merecem estarem sempre presentes, enquanto em outros produtos podemos nos dar ao luxo de não tê-lo em estoque sempre. Matematicamente, isto é modelado através do nível de serviço desejado: quanto maior o nível de serviço (um número percentual de 0 a 100), maior será o estoque de segurança pois queremos mais garantias que o produto estará sempre disponí O nível de serviço depende de cada setor: palitos de fósforo num supermercado não devem ter nível de serviço muito alto, enquanto antibióticos numa farmácia hospitalar devem ter nível de serviço altíssimo. O nível de serviço indica o quanto queremos estar seguros frente às variabilidades que ocorrem, em outras palavras, frente aos desvios padrões da demanda e do lead time. Agora vem a parte em que a matemática e estatística são utilizadas. Não se assuste com as linhas a seguir, mas tente entendê-las, pois disso depende a compreensão da fórmula mais abaixo.

Usa-se a distribuição de probabilidades normal para aproximar o comportamento da demanda, para tornar mais simples e direto o cálculo do estoque de segurança. Assim, quando falamos em nível de serviço, estamos avaliando quanto por cento da curva normal queremos cobrir. Um desvio padrão ao redor da média cobre aproximadamente 67% da curva, 2 desvios padrões cobrem mais de 97% e 3 desvios padrões cobrem mais de 99% da curva. Para usar números redondos, vamos utilizar um nível de serviço de 99,87% o que nos dá exatamente 3 desvios padrão em torno da média de uma distribuição normal.

A fórmula do estoque de segurança

Agora que já conhecemos todos os componentes, vamos à fórmula do estoque de segurança. Chamaremos de z o valor tabelado que indica quantos desvios padrão ao redor da média temos que tomar para cobrirmos a proporção da área sob a curva normal que queremos (o nível de serviço, por exemplo podemos usar 99,87% para gerar um valor de z = 3,0); Chamaremos d a demanda média e σd o desvio padrão dessa demanda; e chamaremos de t o lead time médio e de σt o desvio padrão do lead time. Assim, evitando a matemática que gera a equação, o estoque de segurança (ES) é calculado pela fórmula abaixo:

E se o lead time tem um desvio padrão muito pequeno (ou nulo), o estoque de segurança pode ser seguramente aproximado por:

Matematicamente o valor obtido pela fórmula deve ser sempre arredondado para cima, para garantir que estamos cobertos contra as variações desejadas, mas por conveniência, habitualmente arredonda-se o valor obtido pela fórmula para o número redondo mais próximo (se a fórmula deu resultado 182,3 pode-se arredondar para 180 ou 200, por exemplo). Agora você já sabe o que influencia e como se calcula o estoque de segurança. Referência: http://www.logisticadescomplicada.com/o-que-e-e-como-calcular-o-estoque-de-seguranca/

Conclusão

Os ERPs, isso é, sistemas integrados de gestão, ainda são a melhor ferramenta para controlar estoque. Além de automatizar os processos que citamos aqui, eles são imunes a falhas de lançamento e ainda integram diferentes setores da empresa, o que otimiza (e muito!) o seu negócio.

Seguindo os passos que apresentamos e utilizando as ferramentas corretas, você tem tudo para otimizar seu controle de estoque e não ter mais dores de cabeça por conta da desorganização de processos dessa área.

Nós da MZ Sistemas esperamos com esse blog que nossas dicas sejam úteis e que você perceba o quanto é importante saber como fazer controle de estoque, definir processos para melhorar a gestão do seu negócio e, consequentemente, diminuir possíveis perdas e aumentar sua lucratividade.